Agent d'Accueil- Assistant Administratif - Bourg en Bresse H/F - 01

Placé(e) sous l'autorité de la responsable du pôle administratif du service Petite Enfance (gestion de 11 structures d'accueil et du Relais Petite Enfance) et de la responsable du pôle accueil/affaires scolaires du service Action éducative, vous assurez l'accueil des usagers et diverses tâches administratives.

Petite Enfance ( lundi après-midi, mercredi, vendredi )
Secrétariat du pôle (au sein d'une équipe, avec mission en autonomie):
Gérer la messagerie
Gérer le planning des rendez-vous de la permanence d'accueil et du Relais Petite Enfance (RPE),
Saisir les demandes de place d'accueil, préparer et suivre la commission «accueil petite enfance»,
Suivre les dossiers des familles (dossier d'inscription, planning de réservation...),
Etablir la facturation aux familles,
Etablir les états des heures de présence des enfants et saisir des données statistiques
Gérer la base de données spécifiques au RPE,
Rédiger des compte-rendus,
Elaborer des tableaux et graphiques,
Organiser la diffusion de documentations d'information,
Effectuer le classement ordonné des documents, et l'archivage des dossiers
Participer aux réunions du pôle administratif et à certaines réunions internes du SPE
Etablir le relevé mensuel des heures effectuées par les agents remplaçants et vacataires pour la paie

Accueil du public :
Accueillir le public physiquement et au téléphone (familles, assistantes maternelles...)
Renseigner et orienter le public selon leur demande

Affaires Scolaires( lundi matin, mardi, jeudi )
Accueil physique et téléphonique du public
Tâches administratives diverses :
Gérer la messagerie et le planning des rendez-vous
Saisie des pièces justificatives des familles pour les inscriptions scolaires / dérogations (2 logiciels métiers spécifiques)
Saisie des pièces justificatives des ressources des familles pour le calcul des tarifs à appliquer (périscolaire, restauration scolaire)
Accompagnement des familles dans l'utilisation du portail Famille: accompagnement à l'accès au portail, à la navigation sur ce dernier, procéder aux réservations/annulations le cas échéant, explication des factures, saisie des prélèvements automatiques ...
Mise à jour des listes d'élèves par classe et par école, les effectifs scolaires (radiations, noms des enseignants)
Mise à jour des tableaux de bord de l'activité du service
Mise à jour des procédures dans le cadre de la « démarche qualité »